SOBRE MEDELLÍN
Si encuentras un valle rodeado de verdes montañas, un río que lo recorre palmo a palmo, habitantes que sonríen, personas activas, gestoras y el sol bañando con su luz todo su contenido, sabes que llegaste a Medellín.
Medellín, ciudad de transformaciones que pasó del miedo a la esperanza invita al disfrute en todos sus rincones, en la que su gente y su infraestructura cambian para convertirse en oportunidades de deleite que se logran con los ojos bien abiertos en esta ciudad que le saluda y acoge. Los sentidos se alertan en la Medellín de las formas, los colores, los olores, los sabores que esperan a que usted los despierte en su recorrido.
Es ciudad donde se suman muchas ciudades, donde se encuentran múltiples experiencias y convergen diversos grupos sociales que conviven con sus sueños, sus logros y el deseo de habitar una ciudad mejor. En Medellín donde propios y extraños se deleitan y ven cómo la ciudad se transforma sin reparo en el pasado, hacia una capital moderna con espacios de integración ciudadana, donde la educación, la cultura y el respeto se evidencian como parte de un escenario nuevo en el que todos y todas se apropian de ella y la hacen la nueva Medellín.
Una ciudad que escucha, que ríe, que lee, que disfruta caminar y atrae a los de aquí y los de allá.
Esta ciudad turística se abre paso en medio de un valle que deja la Cordillera Central de los Andes, que en su amplia extensión va tomando una geografía de diversas formas. En este paisaje es donde los propios evocan el empuje de una raza colonizadora que con perseverancia y tesón lograron abrirse paso entre las montañas y fundar lo que es hoy una urbe industrial y en crecimiento.
Medellín ostenta el título de segunda ciudad más importante de Colombia luego de su capital, Bogotá, y es considerada como epicentro comercial, industrial y de desarrollo tecnológico en el país. Con un denotado liderazgo en las áreas de finanzas, la banca, los servicios, la política, el arte, la cultura, las comunicaciones, la moda y el entretenimiento, logrando un papel destacado en toda Latinoamérica y convirtiéndose en eje de desarrollo, no solo en el continente sino en el mundo. Es de destacar que es la primera ciudad de Colombia con un sistema de transporte integrado que recorre la ciudad en su área metropolitana.
Por ello es sede de organizaciones, instituciones y empresas de carácter regional, nacional e internacional, y en los últimos años se ha convertido en un referente en Colombia para el turismo de salud, turismo de congresos, eventos y turismo deportivo.
Los paisas, como se les llama a los nacidos en esta ciudad, le han dado a Medellín diversas calificaciones, entre las que se cuentan la Ciudad de la Eterna Primavera, la Tacita de Plata, Capital de la Montaña, Ciudad Botero y Capital de las Flores, apelativos que se pueden confirmar una vez se camine por sus calles o se tenga contacto con su gente, ya que se han ganado la fama de ser emprendedores, visionarios y de gran capacidad negociadora.
DATOS GENERALES
Departamento: Antioquia
Población: 2.223.660 (Dane 2005)
Clima: oscila entre 18ºC y 28ºC / 64ºF a 82,4ºF
Altura: 1.475 MSNM
Moneda: Pesos colombianos
Actividad económica predominante: industrial textil, comercio y de servicios.
Extensión: 382 Km².
Latitud: 6º 15' N
Altitud: 75º 36' O
ACTIVIDAD ECONÓMICA
Medellín ha sido una ciudad por naturaleza dinámica, lo que se registra desde sus primeros habitantes quienes, a pesar de las adversidades geográficas, tuvieron como reto fundar una ciudad que es hoy referente comercial en el país y en Latinoamérica.
Actualmente las actividades económicas que mejor apuntalan el progreso son la industria textil, la confección, el comercio, la generación de energía, la construcción y los servicios. También su moderna infraestructura hospitalaria, la investigación científica, los proyectos ecológicos urbanos y la variada oferta de centros universitarios y tecnológicos, la sitúan como una de las más dinámicas del país y una de las más seductoras para visitar.
Es común encontrarse con personas que encuentran en Medellín un centro de negocios importante ya que es sede de diversas empresas, instituciones y organizaciones regionales, nacionales e internacionales, que la convierten en centro de culturas e intercambios. Cuenta además con la empresa modelo de servicios públicos en el continente que es propiedad del Municipio. Empresas Públicas de Medellín, es un gran grupo empresarial que presta sus servicios gracias a ser la dueña de 12 hidroeléctricas y de numerosas empresas que le permiten tener una excelente infraestructura para la distribución de sus redes de gas, energía y telecomunicaciones, con ello ha logrado expandir sus fronteras a otros países de Latinoamérica.
Medellín ve como su crecimiento comercial se jalona a través de su industria textil, que genera el 53% del empleo en la región de Antioquia, y es el que la convierte en la Capital de la moda en Latinoamérica. En la ciudad tienen asiento anualmente dos de las más importantes ferias especializadas a nivel internacional Colombiamoda y Colombiatex, las que invitan a conocedores y promotores del sector a sus exposiciones, conferencias y comisiones comerciales que terminan, en buena medida, siendo un recorrido turístico por nuestra ciudad, sus hoteles, restaurantes, centros comerciales y calles principales que acogen a los visitantes con una vocación anfitriona ancestral.
(Paseo peatonal Carabobo)
Conozca a Medellín, una ciudad de transformaciones para el disfrute del mundo y el suyo.
DIAGNOSTICO
El Municipio de Medellín, cuenta en la actualidad con un Sistema de Gestión Documental MERCURIO WEB, el cual permite optimizar y mejorar el rendimiento de la Gestión Documental en cada una de las oficinas de la Alcaldía de Medellín.
Una vez ingresan los documentos a las taquillas, son escaneadas y envaidas a cada dependencia, este sistema nos permite:
- Hacer y ver el documento, hacer y ver comentarios
- Enviar correspondencia por Correo Electrónico
- Traslado Masivo de Documentos
- Generar Respuestas
- Evacuación de Documentos en forma masiva
- Consultar Expedientes
- Consulta de Respuestas de un radicado
- Busqueda por asunto
- Busqueda por observaciones
- Movimientos de los documentosUna vez recibidos los documentos mediante mercurio web, son clasificados, de acurdo a la importancia, se imprimen; en mi dependencia "Secretaria de Bienestar Social", la gestión documental se archiva en orden teniendo en cuenta las normas, contamos con archivadores que nos permiten organizar los documentos segun su clasificación, de acuerdo a las tablas de retención documental que nos corresponde.
Estos documentos se guardan en el archivo de cada Secretaría por dos años, los documentos del año 2006 y 2007, se enviaron a principios del 2008 y asi sucesivamente, estos documentos se envían al Archivo Central cada año, de acuerdo a un cronograma de envío establecido para cada
Secretaria.
El Municipio de Medellin, se encuentra clasificado en Primera Categoria, estamos regidos por el:
ACUERDO No. 042
(OCTUBRE 31 DE 2002)
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26
de la Ley General de Archivos 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, Artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula: “Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999.
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos; el artículo 22 de la misma ley, prevé que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como: la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos, y su artículo 23, sobre formación de archivos, dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos.
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las entidades de la administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
ACUERDA:
ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º. de la Ley 594 de 2000.
Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.2
ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.
ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de gestión.
1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas
Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.3
por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.
ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.
ARTICULO SÉPTIMO: Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Unico de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.4
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
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Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD REMITENTE
HOJA No. DE
ENTIDAD PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA
AÑO
MES
DIA
N.T.
OBJETO
N.T. = Número de Transferencia
NÚMERO DE
CÓDIGO
Nombre de las Series, subseries o Asuntos
FECHAS EXTREMAS
Unidad de Conservación
Número de
Soporte
Frecuencia de
Notas
ORDEN
Inicial
Final
Caja
carpeta
Tomo
Otro
Folios
Consulta
Elaborado por______________________________
Entregado por__________________________
Recibido por_____________________________
Cargo____________________________________
Cargo________________________________
Cargo__________________________________
Firma____________________________________
Firma________________________________
Firma___________________________________
Lugar_________________ Fecha ______________
Lugar_________________ Fecha__________
Lugar_____________ Fecha_________________
ARTICULO OCTAVO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.
Dado en Bogotá D.C, a los treinta y un (31) días del mes de octubre de dos mil dos (2002)
ADRIANA MEJIA HERNÁNDEZ
Presidente
ELSA MORENO SANDOVAL
Secretario Técnico
ACUERDO No. 042
(OCTUBRE 31 DE 2002)
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26
de la Ley General de Archivos 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, Artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula: “Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999.
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos; el artículo 22 de la misma ley, prevé que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como: la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos, y su artículo 23, sobre formación de archivos, dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos.
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las entidades de la administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
ACUERDA:
ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º. de la Ley 594 de 2000.
Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.2
ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.
ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de gestión.
1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas
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por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.
ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.
ARTICULO SÉPTIMO: Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Unico de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
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Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.5
Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD REMITENTE
HOJA No. DE
ENTIDAD PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA
AÑO
MES
DIA
N.T.
OBJETO
N.T. = Número de Transferencia
NÚMERO DE
CÓDIGO
Nombre de las Series, subseries o Asuntos
FECHAS EXTREMAS
Unidad de Conservación
Número de
Soporte
Frecuencia de
Notas
ORDEN
Inicial
Final
Caja
carpeta
Tomo
Otro
Folios
Consulta
Elaborado por______________________________
Entregado por__________________________
Recibido por_____________________________
Cargo____________________________________
Cargo________________________________
Cargo__________________________________
Firma____________________________________
Firma________________________________
Firma___________________________________
Lugar_________________ Fecha ______________
Lugar_________________ Fecha__________
Lugar_____________ Fecha_________________
ARTICULO OCTAVO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.
Dado en Bogotá D.C, a los treinta y un (31) días del mes de octubre de dos mil dos (2002)
ADRIANA MEJIA HERNÁNDEZ
Presidente
ELSA MORENO SANDOVAL
Secretario Técnico
REALIZADO POR: MARIA PATRICIA HENAO MARIN
ENTIDAD: MUNICIPIO DE MEDELLÍN
DEPENDENCIA: SECRETÁRÍA DE BIENESTAR SOCIAL
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